日博官网会计档案管理办法

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第一条  为了规范工会会计档案管理工作，提高工会会计档案管理质量，从而达到档案管理的保证化、规范化、程序化，更好地为工运事业服务，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《工会会计制度》的规定，制定本办法。

工会会计档案是工会的重要档案资料，必须设专人妥善保管，出纳人员不得兼管会计档案。

第二条  工会会计档案的分类：工会会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业资料，以及与工会经济活动有关的合同、协议、工程决算书、基建审计报告等各种会计资料。它是记录和反映工会经济业务的重要史料和证据。

工会会计档案可分为：凭证类、帐簿类、报表类、其他等四大类。分类方法一经确认要前后一致，不得随意变动。

1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证；

2、会计账簿：包括总账、日记账（现金、银行日记账）、各类明细账、固定资产明细账和卡片等；

3、会计报表：包括季度、年度会计报表等；

4、其他：包括会计移交清册、会计档案保管清册和销毁清册、银行对账单、银行余额调节表、票据存根以及合同、协议等。

第三条  工会会计档案的整理。

1、会计凭证的整理：会计凭证要按月装订成册，原始凭证要按记账凭证的大小折叠整齐；装订前要把记账凭证按编号手续排列，严格审查，确保无错、无漏、无串号；一律左侧装订，做到整齐、完整、牢固。

2、会计账簿的整理：总账、现金日记账、银行日记账、各类明细账要分别打印，分开装订；装订前要按各科目顺序排列，认真检查，确保无错、无漏；一律左侧装订，做到整齐、完整、牢固。

3、会计报表的整理：会计报表按季度、年度分别装订；装订前要认真核实是否加盖公章、印鉴。

4、其他资料的整理：各类合同、协议及其他的财务文件，要按类别和签订时间分类保管。

第四条  工会会计档案的保存。市总财务部设有专人负责归集、整理会计档案，定期将财务部应归档的会计资料，按顺序和要求进行整理并编制案卷目录，一式三份，财务部留存一份，其余两份连同会计档案一并交档案室保管。原则上市总财务部只留存上一年度的会计档案。

市总财务部负责直接管理核算的账户都已实行会计电算化，由移动存储器保存的会计数据档案在市总财务部保存，打印出的纸质会计档案在市总档案室保存。

工会会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体内容和保管年限详见附件。工会会计档案的保管期限，从会计年度终了之后的第一天算起。

工会会计档案保管期满需要销毁时，由单位档案管理人员提出销毁意见，会同财务部共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报市总主席批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，要单独抽出，另行立卷，由档案室保管到结清债权债务为止。销毁时应由市总经审会和财务部共同派员监销。监销人在销毁会计档案之前，要认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报市总主席。

第五条  工会会计档案的借用。 市总财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处；若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

市总机关各部门及所属事业单位若因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同意，并经市总领导批准后，方能由档案管理人员接待查阅。

外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务负责人同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

工会会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务部负责人同意，市总领导批准后，但不得拆散原卷册，并限期归还。

第六条  由于工会会计人员的变动或会计机构的变更等，工会会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第七条  本办法适用于市总财务部直接管理核算所形成的相关会计资料。

附：日博官网会计档案保管期限

二〇〇四年七月二十七日